Чек-лист: 7 признаков качественного учета денег в стройке

Финансовый хаос в строительном бизнесе начинается с ошибок в учете денег. Кассовые разрывы, неясная рентабельность объектов и неконтролируемые расходы — следствие семи пробелов, которые Наталья Елистратова, эксперт по управлению финансами в строительстве, свела в практический чек-лист. Проверьте свою систему: все ли доходы/расходы учтены, привязаны ли операции к статьям и объектам, совпадают ли цифры в отчетах с реальными остатками, актуальны ли данные, и есть ли у вас не только «простыня» операций, но и понятные отчеты для собственника. Эти критерии — основа для превращения учета из головной боли в инструмент контроля прибыли. Изучите их и принимайте решения на фактах, а не интуиции.

Фото и изображения к статье предоставлены экспертом

Зачем нужен учет денег в стройке?

Любая информация в бизнесе должна быть корректной и полной. А иначе как с ней работать? Как собственнику принимать решения? Есть пласт информации, неточности в которой могут привести компанию к коллапсу.

Если предприниматель не знает, что у него с деньгами, сколько и откуда пришло, сколько и куда ушло, то это грозит потерей рычагов управления бизнесом.

Учет денег — первостепенный источник данных для принятия управленческих решений. Опираясь на данные о деньгах, мы:

• утверждаем или нет оплату подрядчику;
• понимаем, берем объект в работу или нет;
• принимаем решение о выводе дивидендов;
• определяем, зарабатываем или нет и т. д.

По чек-листу предприниматель может проверить себя или своего финансового аналитика, а также и внести изменения в свой учет.

Что и как считать в бизнесе, чтобы растить чистую прибыль, рассказала на видео для «Мой Бизнес» (видео: Управление бизнесом на основе цифр и показателей)

Чек-лист:

Пункт 1 — учтены все расходы и доходы

Как банально это не звучит, но здесь кроется краеугольная ошибка: собственник часто не знает всех расходов компании.

Помните, что учет денег для собственника (управленческий учет) шире и объемнее, чем бухгалтерский учет. Не имея полной картины расходов компании, невозможно оценить ситуацию и принять корректное управленческое решение.

Пример: вы встретились с потенциальным партнером, поужинали, договорились о совместной работе и заплатили за ужин с карты. С большой долей вероятности расход «потеряется», хотя его необходимо отразить в управленческом учете как маркетинговый.

Пункт 2 — все операции привязаны к статьям дохода/расхода

Статья дохода/расхода — это определенная категория, обобщение по нескольким денежным операциям одного направления.

Пример: если вы оплачиваете юристу услуги, например, разработки шаблона договора, внесение правок или написание досудебной претензии — это «Юридические услуги».

Статья расхода — это первый базовый уровень сбора аналитики.

Вы видите, в каком месяце, на какую категорию расхода сколько денег ушло. Где потратили слишком много (а значит, надо «урезать» расходы), а где — есть запас.

Пункт 3 — прямые затраты привязаны к конкретному объекту

Без знаний о расходах на каждый объект невозможно адекватно оценить, с какими объектами выгодно работать, а с какими — нет.

Пример: прямые затраты на объект — это оборудование, материал, расходники, доставка, зарплаты сотрудников, бонусы менеджерам за продажу. Все — в отношении конкретного объекта.

Не относятся к прямым затратам, например, услуги бухгалтерии или аренда офиса. Это «косвенные расходы», которые нужны для обеспечения жизнедеятельности компании.

При наличии четкой картины поступлений и расходов по объекту можно:

• увидеть остаток по кошельку объекта;
• увидеть «грязную маржу» по завершении работ;
• увидеть в моменте, когда платите за объект «из своих»;
• принять решение о корректности или ошибках, допущенных при расчете сметы, и не повторять их;
• сравнивать разные объекты между собой и свою выгоду, принимая решение о перспективности объектов.

Пункт 4 — принцип «все как в жизни»

Учет «на бумаге» должен повторять операции с деньгами, которые происходят в жизни. Выдали деньги в подотчет, аванс сотруднику, забрали деньги из кассы или перевели с одного счета на другой, — все операции отражаем в учете денежных средств.

Когда данные «на бумаге» не совпадают с реальностью, тяжело найти ошибку. Если спорный момент обнаружится через месяц, а в документе нет «следа», из памяти информацию почти невозможно достать.

Пункт 5 — остатки и показатели должны сходиться

Из предыдущего пункта вытекают правила. Во-первых, данные разных отчетов должны сходиться. Во-вторых, сумма на счете в банке должна быть равна остатку в документе. А если заглянуть в сейф с наличными, сумма денежных средств должна до копейки биться с тем остатком, который отражен в документе.

Если вчера остатки на счете совпадали, а сегодня после разноски операций остаток не сходится, значит ошибка допущена сегодня. И проверить достаточно только операции сегодняшнего дня, поднимать и сверять месячные отчеты — не нужно.

Пункт 6 — актуальность данных

Актуальность данных — частая боль компаний. Разноску денежных операций лучше делать в оперативном режиме, но не реже одного раза в 2 дня для строительной ниши.

Особенная боль — это подотчеты. Чтобы ее минимизировать, приучайте сотрудников отчитываться системно, быстро, конкретно.

Определите эти правила для себя, регламентируйте их и требуйте от сотрудников исполнения. Невозможно принимать решения на основе данных позапрошлой недели.

Обзор строительных компаний ЭТАЛОН и КОРТРОС: лучшие объекты, руководители, история, реквизиты, читайте в статьях:

Обзор строительной компании «ЭТАЛОН»: история, структура, владельцы и реквизиты;

Обзор застройщика КОРТРОС: лучшие объекты, руководители, история, реквизиты.

Пункт 7 — есть база данных, а есть отчеты для собственника

Статистика работает с двумя видами хранения данных:

• в виде базы данных (методично собранная информация по каждой денежной операции с датами и суммами, с присвоенной аналитикой. По сути, это «простыня» из данных, неудобная для анализа, но при этом — фундамент для сбора отчетов);
• в виде отчетов (это краткие данные с расчетом нужных показателей. Отчеты удобно анализировать и подводить итоги, так же под них можно разработать структуру для комфорта пользования).

В компании должно быть и то, и то. Если «забить» на ведение базы данных, то каждый сотрудник будет собирать отчет «пальцем в небо». Если «забить» на отчеты, то в анализе «простыни» цифр можно потонуть. Вот два примера для наглядности: база данных и отчет.

Качественная статистика в учете денег позволяет управлять компанией с опорой на факты, а не «пальцем в небо».

Изучайте, применяйте, внедряйте в жизнь! И помните, что процесс учета денег — это и задача, и главный инструмент, в первую очередь, собственника компании. Пусть ваша компания процветает и с каждым днем становится прибыльнее и устойчивее!

Подписывайтесь на наш Тg-канал Журнал ТотДом: https://t.me/journal_totdom.